Hébergement

• Date : Jour J
• Nombres de personnes : 320 personnes Musiciens, danseurs

Un camping pourrait est organisé au stade de « Sauclières », cela nécessiterait la présence d’un gardien du dimanche 12 à partir de 10h00 jusqu’au lundi 14h00.

Un seul lieu est préférable car il limite les écarts d’organisation et permet du lien entre les participants.

Le lieu d’hébergement doit permettre l’installation d’un campement de plusieurs dizaines de toiles, d’un ensemble de sanitaires, d’un nombre suffisant de tables et de chaises pour qu’un grand nombre puisse s’installer confortablement. Il doit aussi pouvoir bénéficier d’un moyen de surveillance, surtout pendant le défilé. Ce lieu ne sera accessible que par les participants (bracelets de défilé remis en amont)

Les instruments de musique, les effets personnels devront être stocké dans un local fermé à clé.

Ce lieu devra aussi permettre l’aménagement de loges pour l’habillage, le maquillage et le stockage des aliments pour les collations servies sur place.

• Les besoins :
  • Tables chaises
  • Frigo
  • Comportes pour glaçons
  • Nettoyage : poubelles et sacs poubelle

- Restauration.

Certains arriveront tôt dans la journée : 70 petits déjeuner prévus

• Les besoins : Le soir même du défilé, un sac repas fourni par la ville est distribué à chaque participant avant de se costumer et de partir pour le défilé. Après le défilé tous les participants se retrouvent sur le lieu d’hébergement pour partager une collation (boissons, plats cuisinés) et un instant de convivialité qui met un terme à cette soirée.

Nous fournissons ce poste qui reste aujourd’hui la ligne budgétaire non financée. Soit environ 3 000 euros à trouver.
 Une grande quantité d’eau est prévue. Elle représente un volume de 800 bouteilles d’1,5 litre, dont la majeure partie sera bue au cours du défilé. Nous sommes aussi à la recherche d’un sponsor « peinture » pour lesbombes dorées, il nous en faut 150.
 « Pas de tir » pour le défilé. Lieu ou les groupes, les associations, bref tous les participants se positionnent pour l’attente avant le passage dans le défilé. Il se situe sur le Boulevard Du Guesclin, entre le CIRDOC et la place du 14 juillet (champs de mars).

• Un système de navette sera prévu avec des bus pour amener les participants au défilé, du lieu d’hébergement au « pas de tir ». Nous sommes actuellement à la recherche d’un sponsor, les bus occitans nous semblent être le partenaire à contacter.

 Régie. Leur contrainte, être en possession d’un téléphone portable, talkie walkie, d’être disponible sur de longues plages horaires pendant les deux jours (jour j et jour j+1). Réunions préparatoires avec le régisseur général en amont de l’événement et en lien avec l’équipe technique des services culturels de la Mairie.
 Implication des résidants Créer un courrier Mairie/ Bande à Béziers pour informer les habitants du trajet choisi. Les impliquer dans la décoration de leur balcon, fenêtre…. Leur fournir le matériel et le mode d’emploi quelques temps avant le défilé. Installation par eux-mêmes le jour Un lieu ressource sera désigné par le service culturel de la mairie pour mettre à disposition les éléments de décoration urbaine aux résidants.
 Lieu pour les ateliers : maison de la vie associative La Bande à Béziers, sous la direction du collectif Mucho Bizarre, en partenariat avec les associations qui le souhaitent, fabriqueront des costumes, des accessoires, des décors qui composeront les éléments de scénographie urbaine.
 Communication. Un mailing pour diffuser une date de réunion de lancement, géré par la MVA, envoyé à toutes les associations susceptibles de s’inscrire dans le projet.
 Un site Internet lavenida-etoilee.com sest en cours de réalisation
 En lien avec le service presse « féria » fournir un flyer
 Un courrier annonçant l’évènement auprès des résidants des avenues empruntées et rappelant la possibilité de participer à la décoration urbaine du défilé (modalités lieux/horaires où aller chercher les accessoires
 Les médias : un dossier de presse sera réalisé et diffusé : presse, radio et télévision

 Logistique :

• Si "Sauclières", un gardien en permanence deux jours
• Les sacs repas
• Plusieurs « éléments » d’animation du défilé : char, bar ambulant et arbre à palabre doivent décorés et entreposés dans un lieu sur et accessible dans un local mis à disposition par la ville et ce, dés le mois d’avril.
• 800 bouteilles d’eau seront fournies et mis en réserve sur le même lieu pour faciliter leur transport le jour J.